Деловое письмо как средство коммуникации

В настоящее время применяется множество способов коммуникации, но традиционное деловое письмо по-прежнему остается весьма важным средством передачи информации. Деловое письмо является визитной карточкой компании; по нему часто создается первое впечатление о компании. В этом отношении практика бизнеса предписывает использование бланков письма с заголовком в сочетании с качественной бумагой. Деловое письмо также передает впечатление о компании некоторыми другими способами.

Постоянное развитие коммуникационных технологий привело к тому, что во многих случаях деловые письма заменяются факсовыми сообщениями и электронной почтой; внутри организаций (например, агентстве недвижимости) используются служебные записки, или e-mail для скорости. Все эти способы мы постараемся кратко рассмотреть ниже. Однако, какой бы способ ни был выбран для передачи сообщения, необходимо обеспечить высокий уровень трех вышеперечисленных особенностей письма. Основная причина этого заключается в том, что уровень Ваших письменных сообщений должен соответствовать высоким стандартам, принятым в деловом мире.

Бланк письма

Бумага, используемая компанией для корреспонденции, выражает индивидуальность компании. Заголовок должен содержать:

• Название компании.
• Полный почтовый адрес.
• Контактные номера — телефон, телекс, факс — а также по возможности адрес электронной почты.
• Регистрационный номер и офис регистрации. Если офис регистрации компании не соответствует адресу, указанному в бланке письма, то обычно указывают также адрес регистрации, как правило в нижней части листа, вместе с регистрационным номером.

В заголовок письма обычно также помещают логотип данной компании. Во многих организациях печатаются листы для продолжения письма, используемые в качестве второй и последующих страниц делового письма.

Макет письма

Разбиение информации на блоки и открытая пунктуация

Макет с разбиением на блоки в настоящее время чаще всего используется во всех деловых документах. Подобный стиль считается наиболее деловым. В макете, в котором отсутствует отступ для каждого нового абзаца, экономится время на набор письма. Наряду с разбиением на блоки часто используется открытая пунктуация. Это опять-таки уменьшает время набора, поскольку отпадает надобность печатать точки и запятые, не являющиеся необходимыми.

Хотя макет с разбивкой на блоки используется сегодня во многих организациях, некоторые из них предпочитают разрабатывать собственный стиль макетирования документа. Какой бы стиль Вы ни использовали в Ваших деловых документах, самое важное правило — это постоянство, т. е. написание всех документов в едином формате.